Commerce - Computerised Accounting: 3 MCQs with Answers

रेखा चार्ट अथवा अंकगणितीय चार्ट का उपयोग किसी शृंखला में समय के साथ होने वाले परिवर्तनों तथा प्रवृत्ति की पहचान के लिए किया जाता है। इसमें क्षैतिज अक्ष पर समय तथा उदग्र अक्ष पर चर का मान अंकित कर बिन्दुओं को क्रमशः रेखा से जोड़ दिया जाता है, जिससे उतार-चढ़ाव एवं दीर्घकालीन दिशा स्पष्ट दिखाई देती है। इसके विपरीत पाई चार्ट किसी समग्र के भागों का अनुपात दर्शाता है, बार ग्राफ विभिन्न वर्गों की तुलना करता है और चित्रलेख आँकड़ों को चित्रों के माध्यम से सरल एवं आकर्षक रूप में प्रस्तुत करता है।

कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली की प्रमुख विशेषताओं में लेनदेन की स्वचालित रिकॉर्डिंग एवं वर्गीकरण, वित्तीय आँकड़ों की तत्काल प्रोसेसिंग एवं रिपोर्टिंग, तथा स्कंध प्रबंधन एवं वेतन जैसी अन्य व्यावसायिक प्रक्रियाओं के साथ एकीकरण सम्मिलित हैं। तीसरा विकल्प गलत है, क्योंकि कम्प्यूटरीकरण आन्तरिक नियंत्रण की आवश्यकता समाप्त नहीं करता, बल्कि उसे और अधिक महत्त्वपूर्ण बना देता है। आँकड़ों की सुरक्षा, प्रवेश-अधिकार, पासवर्ड, ऑडिट ट्रेल तथा नियमित बैकअप जैसे नियंत्रण न हों तो त्रुटि एवं छल-कपट का जोखिम कहीं अधिक बढ़ जाता है।

कम्प्यूटरीकृत लेखांकन प्रणाली में आँकड़ों को दो वर्गों में बाँटा जाता है। मास्टर डेटा वह स्थायी अथवा अर्ध-स्थायी सूचना है जो बार-बार नहीं बदलती और अनेक लेनदेनों में बार-बार प्रयुक्त होती है। नॉन-मास्टर डेटा वह है जो बार-बार बदलता रहता है और प्रत्येक बार नए सिरे से दर्ज करना पड़ता है। आयु, वजन तथा पसंद-नापसंद समय के साथ बदलते रहते हैं, अतः वे नॉन-मास्टर डेटा के उदाहरण हैं। ब्लड ग्रुप जीवनभर अपरिवर्तित रहता है, इसलिए वह मास्टर डेटा है और नॉन-मास्टर डेटा का उदाहरण नहीं है।